Organisationsberatung

Übersetzt aus dem Griechischen bedeutet Organisation das Werkzeug.
Jetzt muss man das nur noch in die Praxis übersetzen.

Müller: “Wer ist eigentlich für das Thema zuständig?”

Herold: “Zuständig ist das Controlling. Aber entscheiden tut Leistung.”

Müller: “Ahh, Leistung. Aber die sind doch jetzt an Service angegliedert, oder?”

Herold: “Soll so kommen, vielleicht aber auch an Marketing. Muss aber noch entschieden werden.”

Müller: “Von wem, Führungsebene? Na egal, ich organisiere jetzt mal ein Meeting mit Controlling, Leistung, Service, Marketing und der Führungsebene. Irgendjemand wird mir die neuen Bleistifte schon freigeben.”

Wir überspitzen. Aber nur um die drei zentralen Eckpfeiler einer Organisation zu beschreiben, die wirklich ein effizientes Werkzeug sind: Hierarchie, Zuständigkeit, Entscheidung. Getrieben durch äußere Einflüsse wie der Druck zu niedrigeren Verwaltungskosten oder ein deutlich gestiegenes Servicebewusstsein bei Kunden machen das Topic “Organisation” zu einer der Hauptaufgaben.

Analyse

Unternehmen sind meist darauf bedacht, ihre Organisationen möglichst konstant zu halten, um am bewährten Erfolg festzuhalten. Dies trifft besonders auf, über Jahrzehnte lang gewachsene, Unternehmen zu. Aber gerade im dynamischen Wandel des Gesundheitsmarktes ist es für Krankenkassen zunehmend notwendig, auch größere organisatorische Anpassungen vorzunehmen.

Zu Beginn eines solchen Prozesses steht die Analyse der bestehenden Organisation. Wir sehen diesen Schritt als sensible Maßarbeit und passen daher unsere Werkzeuge und Vorgehensweisen individuell an Ihr Unternehmen an.

Wir untersuchen

  • die Aufbau- und Ablauforganisation im Hinblick auf die Kohärenz zu den Unternehmenszielen
  • die Kernkompetenzen und Führungsqualitäten der Mitarbeiter
  • die Art und den Einsatz von Führungsinstrumenten
  • den Einsatz von Ressourcen im Hinblick auf Zweckmäßigkeit und Effizienz
  • die vorhandenen Kommunikations- und Arbeitsprozesse hinsichtlich ihrer stringenten und zeitnahen Umsetzung

Wir sehen dabei Ihr Unternehmen als Ganzes und betrachten alle Strukturen abteilungsübergreifend.

Analysephase in der Organisationsberatung

Analysephase in der Organisationsberatung

Konzeption

Nach den individuell ermittelten Daten der Organisationsanalyse stellen wir für Ihr Unternehmen zwei Szenarien dar, die eine transparente Diskussionsgrundlage bieten: Wie wird sich die Organisation entwickeln, wenn alles so bleibt wie es ist? Und wie würden sich Veränderungen auswirken?

Dabei berücksichtigen wir:

  • Stärken- / Schwächen-Profile
  • Die Ausrichtung der Organisation auf die Unternehmensstrategie,
  • Anpassungen von Instrumenten der Organisation (Personalbedarfsanalysen, Organigramme, Stellenbeschreibungen, Funktionspläne, Ablaufbeschreibungen usw.)

Daraus ergeben sich (je nach Bedarf) kurzfristige Maßnahmenkataloge und Umsetzungsempfehlungen sowie eine langfristige Konzeption für eine Reorganisation im Unternehmen. Selbstverständlich sind Sie während dieses Prozesses eng mit eingebunden, so dass individuelle Wünsche und Besonderheiten aus der jeweiligen Unternehmenskultur berücksichtigt werden können.

Dazu gehören besondere fachliche Gegebenheiten, politische Umstände, Verbandsstrukturen und das Zusammenspiel der einzelnen Player im Gesundheitswesen.  Diese sind aufgrund unserer praktischen Erfahrungen keine Fremdwörter. All diese Punkte werden bereits im Konzept, individuell und auf die jeweilige Kasse zugeschnitten, berücksichtigt.

Daraus ergeben sich (je nach Bedarf) kurzfristige Maßnahmenkataloge und Umsetzungsempfehlungen sowie eine langfristige Konzeption für eine Reorganisation im Unternehmen. Selbstverständlich sind Sie während dieses Prozesses eng mit eingebunden, so dass individuelle Wünsche und Besonderheiten aus der jeweiligen Unternehmenskultur berücksichtigt werden können.

Dazu gehören besondere fachliche Gegebenheiten, politische Umstände, Verbandsstrukturen und das Zusammenspiel der einzelnen Player im Gesundheitswesen.  Diese sind aufgrund unserer praktischen Erfahrungen keine Fremdwörter. All diese Punkte werden bereits im Konzept, individuell und auf die jeweilige Kasse zugeschnitten, berücksichtigt.

Konzeptionsphase bei der Organisationsberatung

Konzeptionsphase bei der Organisationsberatung

Umsetzung

Die Praxis zeigt: Die Arbeit beginnt, wenn die Konzepte stehen. Zu beachten ist, dass die Bereitschaft zu Veränderungen stark abnimmt, je länger nach der Analysephase keine spürbaren Handlungen folgen.

Wir begleiten deshalb unsere Kunden über das Konzept hinaus und setzen die abgestimmten Maßnahmen zusammen mit den Mitarbeitern um.

Grundsätzlich werden alle Umsetzungsphasen definiert und – individuell abgestimmt – begleitet.

Five Topics unterstützt bei der Umsetzung durch

  • Moderation,
  • Supervision,
  • Coaching (einzeln oder in Gruppen),
  • Projektleitung und Projektbegleitung,
  • Analysen,
  • Kommunikation,
  • Hilfe bei Zielvereinbarungsprozessen.

Im Umsetzungsprozess vernetzen wir alle relevanten Unternehmensteile und setzen unsere umfangreichen Erfahrungen in der gesetzlichen Krankenversicherung gezielt ein.

Umsetzungsmodell bei der Organisationsberatung

Umsetzungsmodell bei der Organisationsberatung

Optimierung

Die Organisation eines Unternehmens ist ein lebendiger Organismus. Dazu gehört auch, dass nicht alle Einwirkungen vollkommen vorhersehbar sind. Deshalb erfolgt nach erfolgreicher Umsetzung von Teilaufgaben jeweils eine Optimierungsphase, in welcher Teile der Organisation im Aufbau oder im Ablauf nachjustiert und optimiert werden müssen. Die Einbindung von Risiko- und Prozessmanagementtools ist dabei selbstverständlich.

Optimierungsphase bei der Organisationsberatung

Optimierungsphase bei der Organisationsberatung

Wir unterstützen hierbei durch den Aufbau und Einsatz eines entsprechenden Controllings und kontinuierlichen Verbesserungsprozesses während der Umsetzungsphasen. Umsetzung und Optimierung ergänzen sich in regelmäßigen Regelkreisläufen. Ziel ist schließlich eine nachvollziehbare optimale Reorganisation von bestehenden Strukturen.

Durch unsere langjährigen Erfahrungen mit Reorganisationsprojekten bringen wir die notwendigen Werkzeuge zur Qualitätssicherung mit und setzen diese individuell ein.

Wir unterstützen hierbei durch den Aufbau und Einsatz eines entsprechenden Controllings und kontinuierlichen Verbesserungsprozesses während der Umsetzungsphasen. Umsetzung und Optimierung ergänzen sich in regelmäßigen Regelkreisläufen. Ziel ist schließlich eine nachvollziehbare optimale Reorganisation von bestehenden Strukturen.

Durch unsere langjährigen Erfahrungen mit Reorganisationsprojekten bringen wir die notwendigen Werkzeuge zur Qualitätssicherung mit und setzen diese individuell ein.

Optimierungsphase in der Organisationsberatung

Optimierungsphase in der Organisationsberatung

Technik

Wir betrachten Ihre Organisation auch im Hinblick auf vorhandene und geplante Technik und nehmen in unser Beratungskonzept die technischen Anforderungen auf.

Durch unsere enge –aber dennoch immer unabhängige -Zusammenarbeit mit den großen Softwareherstellern für die Gesundheitsbranche sind uns die Stärken und Schwächen der einzelnen Produkte immer ganz aktuell bekannt. Weiterhin greifen wir selbstverständlich bei Bedarf auf den großen technischen Erfahrungsschatz der Pentadoc AG zu und können jederzeit entsprechende Experten hinzuziehen. Wir unterstützen Sie dabei die Software zu finden, die zu Ihrer bestehenden oder geplanten Organisation passt. Außerdem helfen wir Ihnen, Software in Ihrem Sinne zu gestalten und einzusetzen.

Technik im Umfeld der Organisationsberatung

Technik im Umfeld der Organisationsberatung