Prozessmanagement

Prozessmanagement

Prozessmanagement

“Die Entscheidungskriterien von Versicherten haben künftig massiven Einfluss auf die Prozesse der Krankenkassen” – wie schön, dass wir das nicht nur behaupten müssen. Denn dies belegt eine offizielle Studie, die Versicherte nach den Auswahlkritierien für ihre Kasse befragt hat.

Womit wir beim richtigen Thema wären. Prozesse sollten sich an übergeordneten Zielen orientieren. Nicht an der IT, nicht an bestehenden personellen Strukturen und schon gar nicht an “war schon immer so”.

Die meisten Prozesse orientieren sich an dem, was eine stabile und zukunftsorientierte Kasse am allermeisten braucht: treue und begeisterte Kunden. Es darf aber auch ganz egoistische Aspekte geben: Spürbare Kosteneinsparungen, zufriedene Mitarbeiter und mehr Raum für andere Themen, die Ihre Kasse bewegen.

Five Topics begleitet und unterstützt Sie in jeder Phase Ihres Prozessmanagementvorhabens.

Analyse

Wo stehen wir, was brauchen wir, wie wollen wir das realisieren? Der klassische Weg von der Analyse zum Sollkonzept beginnt für uns mit einer Standortbestimmung Ihres Unternehmens. Der Grundgedanke der Prozessanalyse bezieht sich auf folgende wesentliche Fragen:

  • Wie sehen Prozesse im aktuellen IST - Zustand aus?
  • Was passiert in den zu betrachtenden Prozessen?
  • Wie hoch ist der Grad der definiertenZielerreichung?
  • Was sind die Leistungsmerkmale(Kennzahlen) und werden diese durch den aktuellen Prozess erreicht?
Die Prozessanalyse dient dazu, ein einheitliches Verständnis von effizienten und effektiven Geschäftsprozessen herzustellen. Jedes Unternehmen betreibt heute schon einen hohen Aufwand um Abläufe, Zuständigkeiten und Regeln zu Dokumentieren und zu verbreiten. Im Rahmen einer Ist-Erhebung wollen wir mit Ihnen gemeinsam Ihre aktuellen Prozesse sowie deren Ausrichtung an die Unternehmensziele- und Strategie analysieren.
Prozessassesment

Prozessassesment

Hierzu bedienen wir uns moderner Methoden und Analysetechniken, wie z.B.:

  • Benchmarking
  • S.W.O.T.-Analyse
  • Workflowanalyse
  • Risikoanalyse
  • Durchlaufzeitenanalyse
  • Prozesskostenanalyse
  • Checklistentechnik
  • Prozessassesment

Konzeption

Unsere grundlegende Philosophie des Prozessmanagements ist dabei die “Erfüllung von Kundenwünschen”. Also eine klare Betrachtung aus Kundenperspektive. Es geht also nicht darum, alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen aus bürokratischem Verständnis heraus zu erfassen. Unser Verständnis von Prozessmanagement hat vielmehr das Ziel, die Anforderungen der Kunden in dem sich ständig verändernden Markt zu erfüllen und somit die Wertschöpfung und Produktivität eines Unternehmens kontinuierlich zu steigern. Bei deutlich verbesserter Wahrnehmung aus Sicht des Marktes.

Konzeptionsphase

Konzeptionsphase

In der Konzeptionsphase gilt es, die Erkenntnisse aus der Prozessanalyse zu bewerten, Potentiale zu erkennen und die Abläufe neu zu definieren. Hier subsummieren sich viele Tätigkeiten, die einer Prozessverbesserung und / oder eines Prozessdesigns richtigerweise vorausgehen. Wir halten es für wichtig, bei Veränderungen alternative Szenarien zu bewerten, Prozesse vorab zu simulieren und eine Effizienzbemessung vorzunehmen. Beispielsweise kann eine schnellere Posteingangsbearbeitung durch die Neuausrichtung der Verteilkriterien erfolgen.

Alternativ wäre ein effektives und effizientes Inputmanagement zu implementieren, welches durch automatisierte Prozesse und einer virtuellen Dokumentenführung die gesamte Ablauforganisation im Unternehmen verschlankt.

Die unter Ausnutzung der Optimierungspotenziale verbesserten und neu designten Prozesse werden anschließend in Form von Soll-Prozessen dokumentiert. Dabei ist es wichtig, die elementaren Regeln des Geschäftsprozessdesigns immer im Blick zu behalten:

  • Jeder Prozess beginnt und endet beim Kunden, der Leistungsanforderungen stellt und Prozessergebnisse erhält.
  • Jeder Prozess ist in Teilprozesse, Prozessschritte und Arbeitsschritte zu unterteilen.
  • Jeder Prozess hat einen Verantwortlichen.
  • In jedem Prozess wird genau ein Objekt bearbeitet.
  • Nicht wertschöpfende Teilprozesse sind zu eliminieren.
  • Für jeden Prozess ist eine zeit- und ressourcengünstige Ablaufstruktur festzulegen und ständig zu optimieren.
  • Falls erforderlich, sind Prozessvarianten zu bilden.

Jedoch betrachten wir Soll-Prozesse als nicht in Stein gemeißelte Ablaufstrukturen. Das heißt, dass die Soll-Konzeption und somit auch das Soll-Prozessmodell nach Abschluss der Konzeptionsphase nicht für alle Zeit zementiert werden. Wir sehen die Konzeption als Version 1.0 an, die im Rahmen der Prozessumsetzung überarbeitet werden kann, so, dass ein Soll-Konzept auch während der Prozessumsetzung noch sinnvolle Veränderungen erfahren kann. Darüber hinaus sind in einer Prozesskonzeption Maßnahmen zu erarbeiten, welche die Umsetzung von veränderten und neu erstellten Prozessen ermöglichen. Die Notwendigkeit von Veränderungen sollte als Chance für mehr Effizienz und Effektivität in den Unternehmensprozessen betrachten werden.

Umsetzung

Die Umsetzung der neuen Prozesse ist der umfassendste und kritischste Schritt im Prozessmanagement und hat weitreichende Auswirkungen auf die Ablauforganisation. Es ist aber sehr wichtig festzuhalten, dass dies keine direkten Einflüsse auf die Aufbauorganisation eines Unternehmens hat. Wir zeigen Ihnen, wie Sie neue und veränderte Prozesse in die Unternehmensorganisation integrieren und nicht wertschöpfende Teilprozesse eliminieren. Prozessmanagement versteht sich als Führungsaufgabe, bedarf der Visualisierung und Definition einer festen Prozessverantwortung, verfolgt Ziele und hat die Aufgabe Prozesse zu beschleunigen sowie Schnittstellen zu reduzieren.Darüber hinaus gilt es, den Einsatz von Technik zu optimieren oder auch neu zu gestalten. Der Grundsatz “IT folgt dem Prozess” wird dabei streng von uns verfolgt.

Damit Sie bestens gerüstet sind, unterstützen wir Sie mit unserem umfangreichen Leistungsspektrum:

  • Unterstützung und Koordination durch ein professionelles Projektmanagement
  • Erstellung eines Konzeptes zur Umsetzung in der Kasse
  • Erarbeitung von Prozesshilfsmitteln
  • Hilfe bei der Integration optimierter und neuer Prozesse
  • Bewertung von In- und Outsourcingvorhaben
  • Einführung eines Servicelevelmanagements

Damit Sie bestens gerüstet sind, unterstützen wir Sie mit unserem umfangreichen Leistungsspektrum:

  • Unterstützung und Koordination durch ein professionelles Projektmanagement
  • Erstellung eines Konzeptes zur Umsetzung in der Kasse
  • Erarbeitung von Prozesshilfsmitteln
  • Hilfe bei der Integration optimierter und neuer Prozesse
  • Bewertung von In- und Outsourcingvorhaben
  • Einführung eines Servicelevelmanagements
  • Moderation des Gesamtprozesses
  • Coaching der Mitarbeiter hinsichtlich Funktionsumfang, Auswirkungen und Organisation
  • Unterstützung bei Konzeption und Umsetzung (Koordination) von automatisierten Verfahren (Fami, Bonus, Rechnungseingang, etc.)
  • Unterstützung bei der Auswahl, Integration und Implementierung neuer IT-Verfahren
  • Personalbedarfsplanung, Personalbemessung

Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden und allen Beteiligten und Prozessverantwortlichen mehr Sicherheit und Objektivität zu bieten, helfen wir Ihnen nicht nur bei der Umsetzung neuer Prozesse, sondern weisen auch auf mögliche Herausforderungen und Risiken hin. Five Topics begleitet den Umsetzungsprozess durch eine kontinuierliche Risikoanalyse bzw. mit der Implementierung eines funktionierenden Risikomanagements. Des Weiteren ist eine häufige Kommunikation über unterschiedliche Kanäle zwischen Top-Management, Prozessverantwortlichen und Mitarbeitern sehr wichtig. Änderungen der Prozesse oder des Prozessmanagement sollten mit angemessenen Anreizen und einer Anpassung der Organisationskultur einhergehen.

Unser Partner im Bereich Prozessmanagement:

Für die Gestaltung von Geschäftsprozessen verwenden wir den Browser-basierten Signavio Process Editor, sowie die Methodik BPMN.

Möchten Sie dieses Werkzeug einmal selbst ausprobieren?

Eine 30-Tage-Testversion können Sie beim Hersteller kostenlos aktivieren.

Optimierung

Das System der gesetzlichen Krankenversicherung sieht sich permanent verändernden Umwelteinflüssen, Marktgegebenheiten, Sparkonzepten und Gesetzesänderungen gegenübergestellt. Die Prozesse einer Krankenkasse dürfen daher nicht als statische Gebilde gestaltet werden. Stillstand bedeutet Rückschritt und kann in dem hart umkämpften Markt der GKV die Existenz eines Unternehmens gefährden. Prozesse unterliegen folglich einer stetigen Veränderung und können bzw. müssen daher auch ständig verbessert werden. Der wirkliche Weg und das Ziel ist es daher, diesen Veränderungsprozess als institutionalisierte Aufgabe zu begreifen, systematisch dabei vorzugehen, Akzeptanz herzustellen, die Motivation der Mitarbeiter/-innen zu fördern und ihre Kreativität in den Veränderungsprozess mit einzubringen.

Darüber hinaus sind die Geschäftsprozesse, hinsichtlich ihrer Effektivität und Effizienz sowie an der Ausrichtung der Unternehmensziele und Strategien, regelmäßig zu überprüfen. Die vier zentralen Dimensionen, an denen dies gemessen wird, werden dabei von uns transparent dargestellt und laufend aktualisiert:

  • Zeit
  • Kosten
  • Kapazität
  • Qualität

Der Aufbau eines Berichtswesens ist ein weiteres grundlegendes Instrument um Prozesse in festen Zeitabständen zu überarbeiten, anzupassen sowie Veränderungen zu dokumentieren.

Mit der Verankerung eines derartigen Qualitätsgedankens in der Organisation verstauben ihre Prozesse zu keinem Zeitpunkt zu starren Abläufen. An den Veränderungen werden alle Mitarbeiter offensiv beteiligt. Ihre Prozesse erlangen dadurch eine hohe Transparenz und werden dann auch gelebt. Wir helfen Ihnen beim Aufbau eines Qualitätsmanagements und geben praxisorientierte Anregungen für eine kontinuierliche Prozessoptimierung. Five Topics unterstützt Sie in der Erarbeitung von Kennzahlensystemen sowie in der konzeptionellen Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen zur Verwirklichung einer hohen Prozessqualität.

Technik

Geschäftsprozessmanagement ist eine Managementdisziplin, die streng genommen auch ohne IT-Technik angewandt werden kann. Dennoch: Erst durch den Einsatz geeigneter Technologien wird der ganzheitliche Ansatz zur Einführung des Geschäftsprozessmanagements vereinfacht und Potentiale optimal ausgeschöpft. Die Berater von Five Topics helfen Ihnen in der Auswahl, Bewertung, Implementierung und Anwendung sinnvoller Technologien über den gesamten BPM-Lebenszyklus.

Dokumente in Geschäftsprozessen

Dokumente in Geschäftsprozessen

Unsere Leistungen zum Topic Prozessmanagement:

  • Werkzeuge zur Prozessmodellierung und -dokumentation,
  • Simulation und Kostenrechnung,
  • Messung der Prozesseffizienz- und Effektivität, Integration in das Berichtswesen (Benchmarking, Business Activity Monitoring),
  • Integration in die IT-Systemumgebung,
  • (Teil-)Automatisierung von Prozessen (Workflow)

Eine IT-Unterstützung von Geschäftsprozessen ohne ECM-Technologien ist in modernen Unternehmen undenkbar. Denn innerhalb der Mehrzahl der Prozesse werden Dokumente erzeugt, bearbeitet oder sind der Auslöser des Prozesses. Durch integrierte Lösungen zur Verarbeitung von Papier und elektronischen Dokumenten, wie z. B. Posteingangslösungen, zentrales Outputmanagement oder DMS/elektronische Akten wird die Verarbeitung von Dokumenten innerhalb von Geschäftsprozessen effizient und ohne Medienbrüche ermöglicht.

Profitieren Sie hier von der umfangreichen Projekterfahrung der Pentadoc AG im ECM-Bereich. Auf der Basis der o. g. ECM-Technologien wurden bereits zahlreiche GKV-Prozesse durchgängig unterstützt, von der Teilautomatisierung bis hin zur vollständigen Blindverarbeitung.

Beispiele sind:

  • Automatisierte Verarbeitung von Fragebögen zur Familienversicherung (Bestandspflege)
  • Automatisierte Verarbeitung von Bonus-Heften
  • Rechnungseingangs-Verarbeitung

Unser Partner im Bereich Prozessmanagement:

Für die Gestaltung von Geschäftsprozessen verwenden wir den Browser-basierten Signavio Process Editor, sowie die Methodik BPMN.

Möchten Sie dieses Werkzeug einmal selbst ausprobieren?

Eine 30-Tage-Testversion können Sie beim Hersteller kostenlos aktivieren.